Mes 5 astuces pour améliorer l’organisation de vos équipes en télétravail
Le télétravail, sujet à la mode au sein des entreprises, a connu malgré nous un essor incroyable avec la pandémie du Covid-19. Certains
trouvent cela génial, d’autres ont plus de mal. Ce qui est certain c’est que le télétravail va encore se démocratiser dans les prochains
mois et prochaines années.
Selon une étude de McKinsey* publiée au printemps 2021, 40% des emplois en France peuvent être effectués en télétravail et près de
30% peuvent l’être sans perte de productivité. La même étude de McKinsey montre que le télétravail augmente la productivité de 5%
en moyenne. Évidemment, cela n’est pas global et encore moins français. En effet, plusieurs facteurs rentrent en compte : l’acceptation
des salariés, les conditions de travail mais le plus important est l’organisation du travail.
*Le télétravail porte l'espoir de nouveaux gains de productivité, Les Echos, 2 juillet 2021
Sommaire :
Les points positifs du télétravail ✅
La démocratisation du télétravail permet à certaines entreprises de revoir leur politique de recrutement en raison du fait que tous les collaborateurs ne sont plus forcément tous présents au bureau en même temps. D'autres entreprises repensent leur stratégie de développement au niveau du choix de leurs locaux (lire ci-dessous).
Suite au confinement de mars 2020, les entreprises se sont rendues compte que le télétravail ne réduit pas la productivité des collaborateurs mais qu'en plus cela pouvait être une opportunité pour elles. En effet, le télétravail réduit le nombre de salariés en présentiel et donc le besoin en bureaux et espaces libres. Les entreprises doivent donc repenser leurs locaux et y voient une possibilité d'économie. Un besoin en place moindre permet de s'installer dans des locaux moins grands et donc moins onéreux. Par ailleurs, elles peuvent utiliser l'espace disponible afin de créer des endroits de convivialités ou de travail collaboratif et donc améliorer les conditions de travail des collaborateurs en présentiel.
La hausse de la productivité peut s’expliquer par plusieurs choses, par exemple : le salarié a moins de temps de trajet, le travail flexible lui permet de prendre plus de plaisir dans ses missions ou il veut montrer qu’il peut travailler efficacement depuis son domicile.
Le télétravail peut permettre à ses collaborateurs de réfléchir autrement et à être plus innovants et ainsi apporter d’importantes contributions à leur entreprise.
Le fait de proposer des modalités de travail flexible peut booster le moral de vos équipes tout en améliorant leur bien-être physique et mental. Les collaborateurs en faveur du télétravail sont souvent moins fatigués, ce qui réduit les risques d’épuisement, de surmenage et de stress. Ils sont donc en mesure de donner le meilleur d’eux-mêmes au quotidien.
Les points négatifs du télétravail ❌
Les distractions peuvent être nombreuses et il n’est pas facile de travailler et garder la motivation. Il faut donc avoir une rigueur et une organisation optimale afin de rester focus sur ses missions.
Travailler seul de chez soi est un aspect du télétravail difficilement supportable pour certaines personnes qui peuvent ressentir une forme d’isolement et de solitude car ils n’ont plus de contacts physiques avec leurs collaborateurs.
Même si des points réguliers sont mis en place, le contact physique est absent. Cela peut mener à un manque de cohésion d’équipe et une absence de culture d'entreprise.
Bien qu'il existe des outils de gestion du travail, le manager n’a pas le même contrôle sur ses salariés lorsqu'ils travaillent de chez eux. Le
télétravail implique donc une relation de confiance.
Évidemment, on retrouve des points positifs et négatifs dans le télétravail. Pour ma part, je pense tout de même que le télétravail est
quelque chose de très positif, autant pour les collaborateurs que pour l’employeur. Cependant, il faut tout de même veiller à garder le
contrôle sur son activité et essayer de contribuer à augmenter la productivité de ses équipes tout en leur continuant à leur apporter de
la sérénité.
Mes 5 astuces pour améliorer l’organisation de vos équipes en télétravail 💡
Même si la flexibilité est essentielle, je conseille aux télétravailleurs de se créer une routine et de s’y maintenir. Cela afin de pouvoir se mettre en mode “travail” et renforcer sa concentration.
Le fait de ne pas être au bureau peut limiter les communications entre collègues car ils ne savent pas exactement s'il est en réunion, en pause ou en appel. Erreur à ne pas faire !
Il est important de se créer un véritable espace de travail et de ne pas tomber dans le piège du canapé. Il faut un espace fixe, un bureau et/ou une pièce dédiée. Cela limitera les bruits et distractions extérieures.
Bien qu’on soit à la maison, il faut faire des pauses afin de pouvoir de nouveau se concentrer pleinement sur ses tâches. Prenez 5 minutes de pause toutes les 90 minutes et n’hésitez pas à vous lever, à marcher ou encore à prendre un peu l’air afin de changer de cadre.
Le télétravail repose en très grande partie sur ce point. Afin que les collaborateurs puissent travailler ensemble, il est nécessaire d’être équipé de plusieurs outils. Pour commencer, il faut un outil de travail collaboratif (Microsoft Teams ou équivalent) afin que vos équipes puissent communiquer, se partager des fichiers, faire des visios, organiser des réunions. Ensuite, je conseille un outil de gestion des tâches (Taskoya ou rien 😉), il permettra aux managers de suivre l’activité de ses équipes et donc percevoir si quelqu’un a besoin d’aide et/ou de renfort.
Pourquoi Taskoya est l’outil qu’il faut à vos équipes ?
Grâce à Taskoya, vos équipes pourront travailler plus sereinement en ayant une meilleure productivité. Il permettra aussi à vos équipes de s’organiser de manière optimale et donc d’avoir la rigueur nécessaire à une bonne productivité en télétravail. De plus, pour les managers cela permettra de suivre les missions de leurs équipes et donc de pouvoir les aider si cela est nécessaire.
